Aktuelle Geschäftszahlen sind die Voraussetzung für gute Entscheidungen im Unternehmen. Intelligente Chatbots können Management und Geschäftsführung in vielerlei Hinsicht helfen, die korrekte Zahlen und Daten zum richtigen Zeitpunkt schnell zur Hand zu haben.
Informationsmanagement 2022: Die Herausforderungen
Management und Fachabteilungen benötigen aktuelle Informationen über alle Geschäftsbereiche, um ihre Bereiche operativ und strategisch effektiv zu steuern. Großunternehmen nutzen dazu in der Regel mächtige Business Intelligence Software, die Daten analysieren und aufbereiten. Der schnelle Zugriff auf Informationen stellt jedoch selbst in diesen Unternehmen eine Herausforderung dar. Studien zeigen, dass die Verwertung der Geschäftsdaten für kleine und mittlere Unternehmen besonders herausfordernd ist.
- Unterschiedliche Systeme: Wer oder was trägt die Daten zusammen?
In gewachsenen IT-Landschaften liegen Daten in verschiedenen Quellsystemen, die nicht nahtlos miteinander integriert sind. In Meetings, Telefonaten oder auch beim Schreiben von Mails werden häufig Informationen benötigt, die nicht von einem einzigen System bereitgestellt werden können. Wer, wenn nicht der Mitarbeiter selbst, trägt die gewünschten Daten aus ERP, CRM und anderen Systemen zusammen? - Dashboards: Der Überblick stimmt. Wie steht’s um die Details?
Ein Dashboard bietet eine schnelle optische Orientierung über verschiedene Bereiche. Es lädt automatisiert Daten aus unterschiedlichen Systemen und zeigt sie als Diagramme und Listen an. Die akkumulierten Dashboard-Daten helfen jedoch wenig bei der Klärung einer spezifischen Problemsituation oder einer individuellen Anfrage. Wie können Einzeldaten schnell bereitgestellt werden? - Benutzerrechte: Geht nur alles oder nichts?
Geschäftsführung, Management Board oder Sachbearbeiter – auf allen Ebenen sind aktuelle Geschäftsdaten ein Pfeiler erfolgreichen Arbeitens. Jede Ebene benötigt unterschiedliche Daten bzw. Daten in unterschiedlicher Detailtiefe. Einige Daten müssen jedoch allen zur Verfügung stehen, wie z.B. Ansprechpartner und Kontaktdaten aus dem CRM-System. Wie wird sichergestellt, dass nur berechtigte Mitarbeiter auf Daten zugreifen können? Wie wird andererseits dafür gesorgt, dass Mitarbeiter nicht von einzelnen Informationen abgeschnitten werden, auf die sie im Quellsystem Zugriff haben?
Schneller Zugriff auf Detail-Informationen aus mehreren Systemen ist herausfordernd
Auch im Jahr 2022 muss für den Zugriff auf einzelne Informationen aus unterschiedlichen Geschäftsanwendungen in der Regel jeweils die Quellanwendung geöffnet werden. Das bedeutet, dass ein schnelles „Aufschlauen“ vor einem Telefonat oder Meeting mit viel manuellem Aufwand und Zeit verbunden ist. Dashboards, die Daten akkumuliert darstellen, können per Definition kein Detailinformationen liefern. Die korrekte Abbildung von Zugriffsberechtigungen durch übergreifende Systeme ist ebenfalls eine wichtige Aufgabenstellung.
Informationsmanagement 2022: Der ideale Einsatzbereich eines intelligenten Chatbots
Ein intelligenter Chatbot kann den Zugriff auf Einzelinformationen in der benötigten Detailtiefe über eine einzige Schnittstelle zur Verfügung stellen – und das aus unterschiedlichen Systemen mit genau der Berechtigung, die der jeweilige Anwender hat. Schauen wir genauer hin, auf welche Weise ein Chatbot wie Cobuddy von acceptIT die Herausforderungen im Informationsmanagement meistern kann.
Chatbot: Schnittstelle zwischen Menschen und Computer
Ein Dashboard bietet einen kompakten Überblick, aber die Suche nach bestimmten einzelnen Informationen aus verschiedenen Systemen kostet nach wie vor viel Zeit. Kurz vor oder während eines Meetings bzw. Anrufs fehlt möglicherweise die Zeit für solche Recherchen. Dann kann ein intelligenter Chatbot, wie Cobuddy von acceptIT, die Funktion eines Assistenten übernehmen, der die gewünschte Information sofort auf Nachfrage zur Verfügung stellt.
Wie kann ein Chatbot Informationen aus angebundenen Systemen per Chat zur Verfügung stellen? Der Chatbot Cobuddy nutzt die leistungsstarke KI-Plattform IBM Watson Assistant für das Sprachverständnis und die Lernfähigkeit.
- NLP:
Durch Natural Language Processing lernt ein Chatbot die menschliche Sprache und kann Personen, Ereignisse und andere Entitäten, sowie Schlüsselwörter und Absichten in Anfragen identifizieren. - Deep Learning:
Computer arbeiten im Prinzip deterministisch. Damit sich ein Chatbot selbständig verbessert, setzen moderne Lösungen wie Cobuddy auf Deep Learning. Durch das Training mit präparierten Datensätzen erzielt der Chatbot eine wachsende Genauigkeit bei der Beantwortung von Anfragen – er lernt. - Schnittstellen:
Damit der Chatbot Fragen nicht nur verstehen, sondern auch korrekt beantworten kann, muss er mit den verschiedenen Datenbanken verbunden sein. Cobuddy lässt mich jeder Anwendung verbinden, die über eine REST-API verfügt, und kann daraus die gewünschten Informationen bereitstellen.
Cobuddy: Wie Chatbots im Management den Datenzugang erleichtern
Chatbot Cobuddy ist dank Training flexibel einsetzbar. Ebenso wie er durch Training zum Service Chatbot Kuno „ausgebildet“ wurde, kann er zum virtuellen Assistenten werden, der Geschäftsführer und Manager mit Schlüsseldaten versorgt. Als virtueller Assistent kann er auf eine einzige Frage Daten aus verschiedenen Systemen in einer Antwort zusammenfassen und ohne Wartezeit bereitstellen.
Mit dem entsprechenden Training kann aus Cobuddy auch der virtuelle Assistent der Leitungsebene sein und für das Management kurzfristig aktuelle Kennzahlen und Informationen mit einer einzigen Frage ermitteln.
Angenommen, Sie müssen sich kurzfristig auf ein Kundengespräch vorbereiten und wollen wissen: “Wie viel Umsatz hat Kunde X im Quartal Y im Vergleich zum Durchschnitt gemacht?”
- Ohne Chatbot müssen Sie in CRM und ERP, die Daten zum Kunden und die Umsatzkennziffer für das spezifische Quartal heraussuchen. Wenn die Kennzahl nicht dokumentiert wird, müssen Sie diese zunächst berechnen
- Ein Chatbot erspart den Systemwechsel: Die Kunden- und Umsatzdaten gewinnen Sie nun zwar noch manuell, aber aus einer einzigen Oberfläche, die spezifisch für ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist
- Einem Chatbot wie Cobuddy stellen Sie einfach genau die Frage, die den Anlass für die Suche gegeben hat. Weil der Chatbot über Schnittstellen an die entsprechenden Datenbanken angebunden ist und über eine KI verfügt, versteht er die Frage und beantwortet sie sofort auf Basis der aktuellen Daten.
- Chatbots wie Cobuddy können nicht nur auf interne Daten zugreifen, sondern auch externe Datenquellen wie Govdata anzapfen. Voraussetzung ist lediglich die Existenz einer REST-API, über die die Dialogsysteme mit der Anwendung kommunizieren können. Dadurch können Umsatzzahlen zum Beispiel mit einer einzigen Frage ins Verhältnis zur Performance der Konkurrenz oder zur gesamtwirtschaftlichen Entwicklung gestellt werden.
Fazit: Chatbots im Management liefern aktuellen Geschäftszahlen und detaillierte Informationen
Chatbots können in einer vielschichtigen IT-Landschaft eine wichtige Schnittstellenfunktion einnehmen, und zwischen den komplexen Systemen und Anwendern vermitteln. Nutzer müssen sich nicht einzeln durch komplexe Systeme kämpfen und Befehle lernen, um spezifische Geschäftsdaten sofort abzufragen.
Chatbots haben so das Potenzial, die Zugänglichkeit zu den Geschäftsdaten und den Informationsfluss für Geschäftsführung und Management zu verbessern und schaffen die Basis für bessere Entscheidungsprozesse im Unternehmen.