Per Event-Chatbot Messen und andere Veranstaltungen stressfrei erkunden

Kennen Sie das auch? Sie schauen in den Programmflyer oder in die Veranstaltungs-App. Wenig später stellen Sie fest, dass Sie die Info schon wieder vergessen haben. Sie schauen noch einmal und noch einmal nach. Manche Infos finden Sie erst gar nicht. Der Flyer ist schließlich ganz zerknittert und in der App haben Sie jeden einzelnen Menüpunkt mehrfach angeklickt.

Vielen Besuchern geht das so. Und weil das so ist, investieren Veranstalter große Summen in Apps und Websites, damit Besucher ihre Events stressfreier erkunden können. Zunehmend kommen dabei auch Event-Chatbots in den Fokus.

Kann ein Chatbot für eine stressfreieres Erleben von Veranstaltungen sorgen? Na klar!

Hier lesen Sie, wie Event-Chatbots Ihren Besuchern ein stressfreies Erlebnis bei Messen, Tagungen und Veranstaltungen bieten.

Herausforderung: Wie kommen die Infos zum Besucher?

Trotz App und bester Planung können Besucher von Tagungen, Messen oder anderen Events leicht den Überblick verlieren. Das liegt nicht etwa daran, dass die Informationen nicht vorhanden wären. Es liegt daran, dass Informationen nicht gefunden werden. Denn das Paradoxe bei Papierflyern wie bei Apps ist: Man muss wissen, wo man suchen muss, um eine Information zu finden. Nicht so bei Chatbots!

Genau da liegt eine der Stärken von Chatbots: Es ist irrelevant, wo die Informationen liegen. Nicht der Besucher muss den Weg zur Info finden, sondern der Chatbot bringt die Info zum Besucher und zeigt sie in einem Chatfenster an. Das ist sehr viel komfortabler und gibt deutlich mehr Überblick über die Veranstaltung.

Die Anbindung verschiedener Systeme macht den Chatbot zum Event-Begleiter

Jede Chatbot-Lösung, die etwas auf sich hält, kann über Schnittstellen an vorhandene Systeme angebunden werden. Je mehr Systeme angebunden sind, desto gehaltvollere Informationen stellt der Event-Chatbot zur Verfügung.

Viele unterschiedliche Anfragen bedienen zu können, stellt einen großen Mehrwert gegenüber den einzelnen Systemen dar. Ein einzelnes Chatbot-Fenster zu öffnen und zu bedienen ist selbstredend viel komfortabler, als zwischen einzelnen Anwendungen oder Menüpunkten hin und her zu springen.

Der Chatbot wird so zum Event-Begleiter, der sowohl Auskunft über Aussteller, die Agenda, das Catering, die WLAN-Versorgung oder den nächsten Vortrag geben kann.

Chatbots mit personalisierter Ansprache steigern das Event-Erlebnis

Die Wichtigkeit einer personalisierten Kundenkommunikation ist unbestritten. Nach einer aktuellen Studie sind 98 Prozent der Unternehmen und 83 Prozent der Verbraucher davon überzeugt, dass eine Personalisierung zu einer höheren Kundenbindung führt. Zwischen eigener Wahrnehmung und der Kundenmeinung liegt eine gewaltige Lücke. Während 75% der Unternehmen meinen, ihr personalisiertes Angebot sei gut oder ausgezeichnet, glaubt dies weniger als die Hälfte der befragten Verbraucher (48%).

Im Bereich der Personalisierung ist also noch Luft nach oben. Ein Chatbot mit Anbindung an die entsprechenden Systeme (Buchungssystem, CRM-System) kann dies sehr gut füllen. Dazu gehört es, Besucher wenigstens mit Namen anzusprechen. Hinweise, die auf das gebuchte Paket, den Besuchstag oder das gewählte Programm zugeschnitten sind, stärken das personalisierte Erlebnis der Besucher.

Fragen, die ein Event-Chatbot wahrscheinlich schneller und besser beantwortet als eine App

Ein Event-Chatbot kann Informationen aus allen angebundenen Systemen und Services in ein Chatfenster zusammentragen. Er erleichtert den Zugang zu vielen unterschiedlichen Informationen vor, während und nach der Veranstaltung.

Darüber hinaus können Event-Chatbots Fragen schnell beantworten, die für Apps tatsächlich schwieriger abzubilden sind. Hierzu gehören relative Fragen, die sich zum Beispiel auf den Zeitpunkt oder den aktuellen Standort des Besuchers beziehen. Dies sind außerdem Fragen, die zwei Informationen kombinieren, die in einer App meist unter zwei unterschiedlichen Menüpunkten abgelegt sind.

• Welchen Vortrag hält der Referent XY?
  In einer App klicken Sie sich für diese Info durch das chronologische Programm. Alternativ rufen Sie die üblicherweise alphabetisch sortierte Rednerliste auf, klicken auf den Redner und es wird Ihnen der Vortragstitel angezeigt. Der Chatbot hingegen gibt Ihnen diese Info sofort.
• Wann findet der nächste Vortrag statt?
  Der Chatbot ruft die aktuelle Uhrzeit ab, gleicht sie mit Ihrer Agenda ab und gibt Ihnen die entsprechende Info.
• Wie lauten meine WLAN-Zugangsdaten?
  Der Chatbot ruft die Buchungsdaten ab und gibt die personalisierte Info heraus. An dieser Stelle kann er optional auf Upgrade-Möglichkeiten hinweisen bzw. eine Registrierung vornehmen, falls dies
  erforderlich ist.
• Wo ist die nächste Toilette?
  So banal es klingt, aber gerade bei großen Events ist dies trotz aller Ausschilderungen eine sehr häufige Frage an das Personal. Ein Chatbot kann hier, relativ zum Standort des Besuchers, schnell eine Antwort geben: „Die nächste Toilette befindet sich in Halle X, Ausgang Y“. So sorgt er für Erleichterung und entlastet gleichzeitig das Veranstaltungspersonal.

Event-Chatbot benötigt keinen Download und kein Papier

Ein weiterer Vorteil des Event-Chatbots ist seine leichte Verfügbarkeit. Binden Sie den Chatbot einfach in Ihren Messenger oder Ihre Website ein. So muss niemand eine App installieren, sich auf lange Ladezeiten einstellen oder gar ein Papierprogramm mit sich herumtragen. Je einfacher Besucher auf Infos zugreifen können, desto stressfreier wird das Event.

Fazit: Event-Chatbots machen den Besuch von Veranstaltungen stressfreier

… und haben Vorteile gegenüber Apps

Ein Event-Chatbot bietet Besuchern eine schnelle Übersicht über Veranstaltungen und eine gute Orientierung. Durch Anbindung an vorhandene Systeme macht er unterschiedlichste Informationen für Besucher schnell verfügbar. Besucher werden eine Veranstaltung deutlich stressfreier erleben, wenn Sie sich nicht erst eine App herunterladen, sich durch lästige Menüs klicken müssen, oder am Info-Schalter Schlange stehen müssen.

Dank dem komfortablen Zugang über ein Chatfenster (optimal integriert in Messenger) und einer Personalisierung wird aus einem Dialogsystem ein digitaler Eventbegleiter, mit dem Veranstalter für zufriedene Besucher und ein stressfreieres Erlebnis sorgen.