Beim E-Learning denken die meisten Menschen zuerst an Videos und Webformulare. Wie gut sich ein Chatbot als Micro-Learning-Tool eignet, ist in den wenigsten Personalabteilungen bekannt. Dabei sind Chatbots so flexibel und vielseitig. Von einfachen Hinweisen bis hin zu komplexen Trainingseinheiten helfen diese Dialogsysteme, die individuelle Weiterbildung von Mitarbeitern massiv zu verbessern. Selbstverständlich können Chatbots auch mit Audio-Files und Videos arbeiten und damit viele Vorteile von herkömmlichen Weiterbildungs-Tools in sich vereinen.
An welchen Stellen ist der Einsatz eines Chatbots zum Micro-Learning sinnvoll? Welche Vorteile bieten sie gegenüber Videos und anderen Lernformaten?
Digitale Wissenshäppchen für Mitarbeiter: Darum ist Micro-Learning im Trend
Durch Micro-Learning können Unternehmen Ihre Mitarbeiter über die laufenden Veränderungen im Betrieb informieren und sie aktiv in Veränderungsprozesse einbinden. Micro-Learning ist im Trend: Laut der E-Learning-Benchmarking-Studie 2021 setzen 80 Prozent der Unternehmen auf Lernhäppchen für die Weiterbildung der Mitarbeiter.
Der Trend zum Micro-Learning zahlt auf die dynamischen Entwicklungen in der Prozesslandschaft moderner Unternehmen ein. Mit zunehmender Digitalisierung trägt Software fast jeden zentralen Prozess im Unternehmen. Dabei ist es längst nicht mehr so, dass die Software, einmal eingeführt, einige Jahre unverändert im Einsatz bleibt.
Eine kontinuierliche Anpassung der Software ist mittlerweile der Normalfall. Micro-Learning ist der Weg, der dieser Dynamik Rechnung trägt und die besten Lernerfolge verspricht.
Neue Prozesse werden implementiert, die IT-Landschaft wird um neue Tools erweitert, einzelne Tools erhalten neue Funktionen und Benutzeroberflächen. Mitarbeiter haben die Aufgabe, ihre Arbeitsweise und ihr Wissen ständig an die veränderten Bedingungen anpassen. Helfen kann ihnen hier das Micro-Learning per Chatbot. Chatbots können Mitarbeitern Lerninhalte gezielt vermitteln und genau an dem Punkt, wo neues Wissen gebraucht wird:
In diesen Fällen unterstützten Micro-Learning Chatbots Mitarbeiter besonders gut
- Änderungen in der Benutzeroberfläche
Mitarbeiter suchen in neuen Versionen aufwendig nach Funktionen, wenn sich die Benutzeroberfläche verändert. Das kostet Zeit, verursacht Frust und senkt die Produktivität. Ein Chatbot kann sich genau dann aktivieren, wenn eine geänderte Benutzeroberfläche aufgerufen wird und auf die Änderungen hinweisen. - Neue Funktionen und Prozesse
Eine Veränderung erfordert Lernen, das erst einmal Zeit kostet, bevor Verbesserungen wahrgenommen werden. Das führt dazu, dass Mitarbeiter neue Funktionen schlicht übersehen oder nicht in die eigenen Arbeitsabläufe integrieren, weil das gewohnte Vorgehen schneller ist und mehr Sicherheit bietet. Mit Micro-Learning Chatbots vermeiden Sie diese Schattenprozesse. - Selten genutzte Funktionen und Tools
Selten genutzte Funktionen, Tools und Prozesse werden von Mitarbeitern schnell vergessen. Das führt zu Ineffizienzen, langsamen Prozess und erhöht die Anfälligkeit für Fehler. Chatbots können sich sporadisch einblenden und wichtige Tipps geben. Als Dialogsysteme bieten sie außerdem die Möglichkeit der Interaktion, statt einfach nur Infos einzublenden. Ist der Informationsbedarf größer, kann sofort eine vertiefende Lerneinheit gestartet werden. - Aktuelle Ereignisse
Bei spontanen Ereignissen, die ein schnelles Handeln erfordern, erreichen digitale Lernhäppchen per Chatbots Mitarbeiter direkter als ein Eintrag im Intranet oder eine E-Mail. Als Beispiel für eine solche Situation sei hier eine Cyberattacke auf das E-Mailsystem eines Unternehmens genannt. Lassen Sie den Chatbot aufpoppen und zeigen Sie die Warnung inklusive Handlungsanweisung an. Fügen Sie auch vertiefende Informationen an und leiten Sie auf bestehendes Lernmaterial weiter. So erzielen Sie auch spontan einen hohen Lernerfolg und berücksichtigen dabei auch den Wissenstand des einzelnen Mitarbeiters. - Kontinuierliches Training / Auffrischung
Bringen Sie ein wichtiges Thema, zum Beispiel die DSGVO, immer wieder in das Bewusstsein Ihrer Mitarbeiter, indem Sie einen Chatbot e-Learning Nuggets anbieten. So vertiefen Sie in kleinen Schritten das Wissen Ihrer Mitarbeiter und machen sie sicher. Micro-Learning Chatbots sind ist ideal zur Auffrischung von bereits gelerntem Wissen geeignet.
Chatbots kombinieren die Vorteile unterschiedlicher Lernformate des Micro-Learnings
Unternehmen müssen Wege finden, ihre Mitarbeiter über Änderungen zu informieren und entsprechend weiterzubilden. Mehrstündige Schulungen sind für diese Fälle meist nicht geeignet. Die zeitaufwendige Organisation und der nötige Vorlauf machen es schwer, zeitnah auf Veränderungen zu reagieren. Auch zeigen Studien, dass die stark komprimierten Inhalte klassischer Schulungen schnell vergessen werden.
Micro-Learning bezeichnet alle Formen der Vermittlung von Wissenshäppchen. Darunter können verschiedene digitale Formate fallen: Videos, kurze Texte, Bilder, Audio-Files … und eben auch Chatbots. Letztere bieten als intelligente Dialogsysteme einige besondere Vorteile beim Micro-Learning.
Training per Micro-Learning-Chatbots: das sind die Vorteile
- Kontinuität
Mitarbeiter werden in regelmäßigen Abständen in Form von Infohäppchen über Updates, neue Richtlinien und andere Veränderungen informiert. - Direktheit
Bei Fragen zu neuen Software-Funktionen, Geschäftsprozessen oder Richtlinien kann der Mitarbeiter einen Chatbot befragen, ohne den eigentlichen Workflow zu unterbrechen oder Kollegen bei ihrer Arbeit zu stören. Zum einen unterstützen intelligente Chatbots wie Cobuddy das Wissensmanagement im Unternehmen, indem sie reagieren und Informationen aus Wissensdatenbanken interaktiv zur Verfügung stellen. Zum anderen kann ein Chatbot selbst aktiv werden und den Dialog mit Mitarbeitern starten. Dies ist ein hilfreiches Werkzeug, mit dem Unternehmen ihre Mitarbeiter aktiv und niederschwellig mit wichtigen Informationen versorgen können. - Aktives Lernen
Neue Erhebungen legen nahe, dass Micro-Learning die Aufmerksamkeit von Mitarbeitern besser bindet als ein klassisches Seminar. Beim Micro-Learning über die reine Anzeige von Texten oder Videos besteht das Risiko, dass Anwender sich berieseln lassen, statt sich aktiv mit den Inhalten auseinanderzusetzen. Beim Micro-Learning per Chatbot befinden sich Mitarbeiter immer in einem aktiven Dialog, sodass Gelerntes besser verfängt. - Flexibilität
Ein Video, das eine bestimmte Funktion einer Software erklärt, ist mit einem neuen Update hinfällig. Micro-Learning-Chatbots lassen sich durch Intents, Entitäten und Training rekalibrieren und erweitern. - Vielfalt
Chatbots können verschiedene Formate des Micro-Learnings, Erklärvideos, Formulare, Bilddateien etc. miteinander kombinieren. So sprechen sie die verschiedenen Sinne des Lernenden an. Indem sie zusätzlich die Interaktion des Mitarbeiters einfordern, sorgen für einen nachhaltigeren Lernerfolg.
Fazit: Micro-Learning per Chatbot ist gezielt und wirkt nachhaltig
Der Chatbot ist ein vielseitiges Tool für die Umsetzung einer Micro-Learning-Strategie im Unternehmen. Dabei müssen Unternehmen das Rad nicht neu erfinden. Lösungen wie Cobuddy bieten ein belastbares Framework für die Entwicklung passgenauer Lern-Chatbots, die die Anforderungen an die Weiterbildung von Mitarbeitern exakt abdecken.