Chatbots in der HR: So unterstützen sie den Bewerbungsprozess

Fragen von Bewerbern beantworten, Absagen schreiben und Termine für Vorstellungsgespräche vereinbaren: Bewerbungsprozesse sind zeitaufwendig und mit vielen Standardaufgaben verknüpft. Wir zeigen, wie Unternehmen mit einem Chatbot den Zeitaufwand reduzieren und gleichzeitig die Candidate Experience verbessern.

Wie Chatbots den Bewerbungsprozess bereichern

Eine aktuelle Studie zum Online-Recruiting zeigt, dass deutsche Unternehmen Ihre Mitarbeiter mehrheitlich über Internet-Stellenbörsen oder die Unternehmenswebsites anwerben. Mehr als die Hälfte der Befragten nutzte 2019 zur Stellensuche das Smartphone.

Wie sieht es in den Personalabteilungen bei der Digitalisierung der internen Prozesse aus? Hier ist durch Personalisierung und Automatisierung noch viel Potenzial auszuschöpfen, zeigt eine im Juni 2022 veröffentlichte Studie.

Chatbots bieten als digitale Hilfsarbeiter vielfältige Vorteile, um repetitiver Zeitfresser im Bewerbungsprozess zu beseitigen. Mit Chatbots bieten Unternehmen dem Bewerber gleichzeitig ein personalisiertes Erlebnis. Beides verbessert die Candidate Experience, sprich die im Verlauf der Bewerbung gesammelten Erfahrungen mit dem Unternehmen. Die Wahrscheinlichkeit, einen Kandidaten für sich zu gewinnen, erhöht sich.

5 Pluspunkte für bessere Bewerbungsprozesse

• Cost-per-Hire senken
  Die Cost-per-Hire sind die Kosten, die ein Unternehmen für eine Neueinstellung investieren muss. Diese liegen in Deutschland durchschnittlich bei 4.700 Euro. Ein relevanter Teil entfällt dabei auf die internen Recruiting-Kosten. Ein Chatbot kann diese Zeit drastisch reduzieren, weil er an verschiedenen Stellen den menschlichen Einsatz reduziert.

• Bewerbungsprozess streamlinen
  Menschen erinnern sich länger an eine schlechte Erfahrung und teilen diese häufiger mit anderen Menschen. Setzen Unternehmen einen Chatbot im Bewerbungsprozess ein, beseitigen sie damit potenzielle Reibungspunkte, wie zum Bespiel eine verzögerte Bearbeitung. Dies führt zu einer konsistenteren Candidate Experience.

• Arbeitgebermarke stärken
  Chatbots stehen im Ruf, die Beziehungen zwischen Menschen zu rationalisieren. Im modernen Bewerbungsprozess ist jedoch das Gegenteil der Fall. Bereits heute nutzen Unternehmen einen weitgehend digitalen Bewerbungsprozess. Dafür setzen sie Formulare ein, an denen kein Mensch beteiligt ist. Mit einem Chatbots können Kandidaten in natürlicher Sprache kommunizieren. Hierdurch kommt eine interaktive Komponente in den Bewerbungsprozess. Über den Ton des Chatbots gestalten Unternehmen zudem das Markenbild und geben einen Einblick in die Unternehmenskultur. Spricht der Chatbot locker und informell mit dem Bewerber oder pflegt er einen sachlich-distanzierten Tonfall?

• Schnellere Antwort für die Kandidaten
  Je mehr Bewerbungen eingehen, desto länger dauert die Zeit bis zur Einstellung. Eine längere Time To Hire schadet dem Unternehmen, weil wichtige Stellen unbesetzt bleiben. Es beschädigt auch die Arbeitgebermarke, denn Bewerber wünschen sich ein möglichst schnelles, transparentes Bewerbungsverfahren. Chatbots reduzieren den Arbeitsaufwand für die manuelle Bearbeitung und verkürzen damit die Time to Hire.

• Mehr Zeit für wichtige Aufgaben
  90 % der befragten Unternehmen sehen in einer PwC-Studie die Rekrutierung und Personalauswahl als wichtigste Funktionen der Personalabteilung. Indem der Chatbot repetitive Tätigkeiten übernimmt, kann sich die Personalabteilung auf die wichtigeren Aufgaben der Personalauswahl konzentrieren.

 

3 Einsatzgebiete für Chatbots im Bewerbungsprozess

Chatbots übernehmen einige Aufgaben eines Mitarbeiters und entlasten ihn bei wiederkehrenden Standardaufgaben. Für die HR sind Chatbots sowohl im Bewerbungsverfahren auch beim Onboarding neuer Mitarbeiter und als Informationsquelle für die gesamte Belegschaft hilfreich. Mitarbeiter und die Kandidaten profitieren gleichermaßen vom Einsatz eines Chatbots. Chatbots helfen der Personalabteilung an 3 zentralen Punkten:

Vor der Bewerbung: Fragen beantworten & Matching automatisieren

Im Bewerbungsprozess tauchen naturgemäß viele Fragen auf, die Bewerber online recherchieren oder beim Unternehmen erfragen. Das ist sowohl für die Bewerber als auch für die Personalreferenten mühselig. Standardfragen verursachen Unterbrechungen im Arbeitsfluss, die ein Chatbot leicht vermeiden kann. Chatbots vereinfachen die Bewerbung für beide Seiten – das zeigt beispielhaft HR Chatbot Harriot von acceptIT. Harriot ist auf interne Anfragen spezialisiert und gibt Mitarbeitern sofort Antworten auf Fragen zu Arbeitssicherheit, Events oder Öffnungszeiten. Genauso gut kann man Chatbot Harriot auf die Beantwortung von typischen Bewerber-Fragen trainieren. Die integrierte KI-Komponente sorgt für diese Flexibilität. Vor dem Einsatz auf der Website steht das Training des Chatbot, das aus Daten und Dialogen besteht. Anhand dieser Trainingsdaten erlernt er, Fragen treffend zu identifizieren und die passende Antwort auszugeben. Dank dieser Flexibilität wird der Chatbot mit den richtigen Trainingsdaten auch zum virtuellen Assistenten für das Matching-Verfahren. Über einen Matching-Fragebogen können Bewerber anhand vordefinierter Kriterien ausgewählt werden. Über 60 Prozent der Kandidaten stehen dem Online-Matching positiv gegenüber: Matching-Fragebögen reduzieren den Workload für die HR und der Bewerber erfährt schneller, ob er zum Unternehmen passt. Ein Chatbot kann die Kandidaten-Erfahrung zusätzlich verbessern, denn er verwandelt das Ausfüllen eines Matching-Fragebogens zu einem informellen Bewerbungsgespräch.

Bei der Bewerbung: Prozess strukturieren und bei Problemen da sein

Der digitale Bewerbungsprozess führt den Bewerber oft von der Website in das Stellenportal über mehrere Seiten bis zum Upload verschiedener Dokumente. Chatbots können die einzelnen Schritte im Bewerbungsprozess mit zusätzlichen Erklärungen begleiten und den Upload von Lebenslauf und anderen Unterlagen strukturieren. Falls der Bewerber Fehler bei der Formulareingabe oder dem Datei-Upload gemacht hat, kann ein Chatbot auf den Fehler hinweisen und aktiv Lösungsvorschläge machen.

Während des Auswahlverfahrens: Personalisieren, Termine vereinbaren & Absagen verschicken

Nach der Sichtung und Sortierung der Bewerbungen müssen die Kandidaten kontaktiert und die Termine mit der Fachabteilung und dem eigenen Kalender koordiniert werden. Ein Chatbot vereinfacht und personalisiert diesen Prozess in mehreren Hinsichten:

• Ein an das HR-System angebundener Chatbot bietet eine personalisierte Kommunikation mit den Kandidaten, weil er die Daten entsprechend abrufen kann.
• Der Chatbot ist per API direkt an den Kalender der Verantwortlichen gebunden und schlägt automatisch einen passenden Termin vor.
• Wenn der Bewerber den Termin nicht bestätigt, kann der Chatbot automatisch einen Alternativvorschlag machen, bis ein passender Termin gefunden ist.
• Erst wenn keine freien Termine im definierten Zeitraum mehr verfügbar sind, muss der Fall an einen menschlichen Mitarbeiter weitergeleitet werden.
• Kandidaten erhalten sofort ihre Terminbestätigung und können die Einladung per Link einfach wieder stornieren.

Nach der Bewerbung: Ist eine Bewerbung zum erfolgreichen Abschluss gekommen, geht der HR Chatbot in die nächste Ebene: Er hilft beim Onboarding und gibt Auskünfte über die Unternehmenskultur, Sicherheitsrichtlinien und andere FAQ.  

Fazit: Mit Chatbots Candidate Experience gestalten & HR entlasten

Angesichts fehlender Fachkräfte wird es für Unternehmen immer wichtiger, die richtigen Kandidaten, anzusprechen, im Bewerbungsverfahren zu identifizieren und sie für sich zu gewinnen.

Chatbots wie Harriot sind als digitale Dialogsysteme ideale Hilfsarbeiter in der Personalabteilung. Sie übernehmen zeitaufwendigen Standardaufgaben, für die es keinen hoch qualifizierten Mitarbeiter benötigt. Mit der daraus resultierenden Beschleunigung des Bewerbungsverfahrens helfen Chatbots dem Unternehmen, den wichtigen Bewerberwunsch nach schneller Bearbeitung und Rückmeldung zu erfüllen. Gleichzeitig können Chatbots im Dialog Bewerbern besser durch das Verfahren lotsen und es zu einem rundum gelungenen Candidate Experience machen.