Chatbots sind in der Personalabteilung vielfältig einsetzbar. Doch wo genau und wie können die digitalen Dialogsysteme helfen?
Es ist eine Frage der Unternehmenskultur, wie ein Unternehmen mit seinen Mitarbeitern kommuniziert und wie es sie bei der Entwicklung unterstützt. Eine offene Kommunikation, die Förderung des Einzelnen, der Mitarbeiter im Fokus – wie passen diese Buzzwords moderner Unternehmenskultur mit den automatisierten Dialogen eines Chatbots zusammen?
Wir meinen, dass beides sehr gut zusammenpasst. Wir zeigen Ihnen Beispiele auf, auf welche Weise Chatbots im Personalwesen Mitarbeiter, Bewerber und Personalreferenten gleichermaßen unterstützen und die Personalentwicklung fördern können.
HR-Chatbots bieten vielfältige Hilfe für Mitarbeiter
Im Kundenservice ist der Chatbot beliebt, weil er einfache Kundenanfragen automatisch beantwortet. Dasselbe gilt für Anfragen an die HR-Abteilung. FAQ Chatbots beantworten viele Fragen, für die die Mitarbeiter sonst die Personal-Abteilung anrufen würden. Die Antworten liefert das Dialogsystem in leicht verständlicher, natürlicher Sprache.
Findet der Mitarbeiter die Antwort nicht ausreichend oder ist seine Anfrage sehr speziell, kann ihn der Chatbot direkt mit einem Personalreferenten verbinden oder einen Termin vereinbaren. Intelligente Chatbots können Informationen aus verknüpften Terminkalendern und Daten aus angebundenen Personaldatenbanken kombinieren und freie Slots des zuständigen Personalsachbearbeiters zur Buchung anbieten.
Das freut den Mitarbeiter, denn er erhält schnell eine Antwort, die sein Problem hoffentlich löst. Aber auch die Personalabteilung profitiert, weil sie die gesparte Zeit für nicht automatisierbare Aufgaben einsetzen kann.
Chatbots für das Recruiting nutzen und Prestige gewinnen
Das Bewerberportal ist die digitale Zentrale für die Ausschreibung neuer Stellen. Es ist der erste Kontaktpunkt für Praktikanten, Schüler, Studierende und Fachkräfte. Gerade vor der Bewerbung ergeben sich häufig Fragen, die ein Chatbot exakt und ohne Wartezeit beantwortet:
- Wer ist der Ansprechpartner für meine Bewerbung?
- Wie ist der Bearbeitungsstand meiner Bewerbung?
- Werden meine Bewerbungskosten erstattet?
- Welche Zusatzleistungen bietet Ihr Unternehmen?
Die sofortige Beantwortung befriedigt das Wissensbedürfnis des Bewerbers, ohne dass sie Personal bindet.
Die Wirkung eines solchen Chatbots geht sogar noch darüber hinaus: Durch seinen Einsatz zeigt sich ein Unternehmen als innovativ und aufgeschlossen. Beides sind Eigenschaften, denen vor allem junge, gut ausgebildete Menschen auf Jobsuche einen hohen Stellenwert beimessen.
Bewerbungen managen und optimieren
Ist das Interesse geweckt und möchte sich ein Interessent bewerben, kann ihn ein Chatbot durch den digitalen Bewerbungs-Prozess führen. Lassen Sie den Chatbot die Informationen abfragen, die Sie für Ihr Auswahlverfahren benötigen. Auch das Hochladen von Zeugnissen, Lebensläufen, Zertifikaten etc. kann er für Sie erledigen. So erreicht Sie nie wieder eine unvollständige Bewerbung.
Auch nach dem Absenden der Bewerbung vereinfachen HR Chatbots die Bewerbung für beide Seiten: Wenn ein Bewerber sich persönlich vorstellen darf, aber der vorgeschlagene Termin nicht passt, kann ihn der Bewerber per Chatbot absagen oder ändern. Ist das Dialogsystem direkt mit dem Terminkalender des zuständigen Personalmitarbeiters verbunden, bietet er dem Bewerber nur die in Frage kommenden Zeitslots an.
Hallo, ich bin Harriot!
Harriot ist der HR Chatbot (Showcase) von acceptIT. Testen Sie jetzt das Live-System! Harriot ist vortrainiert auf häufige Mitarbeiter-Fragen und kann ganz schnell auf Ihr Unternehmen angepasst werden.
Mit HR-Chatbots neue Mitarbeiter einarbeiten (Onboarding)
Wenn eine Stelle neu besetzt ist, beginnt das Onboarding. Der neue Mitarbeiter erhält eine Einführung in die Umgebung. Gerade zu Beginn ist er auf Hilfe angewiesen, um sich zurechtzufinden. Das Onboarding ermöglicht neuen Mitarbeitern, das Team kennenzulernen und macht sie mit der Unternehmenskultur vertraut. Auch die Kommunikation folgt Regeln, die erst erlernt werden müssen.
Chatbots vereinfachen den Einführungs-Prozess, indem sie die Informationen aufbereiten und den Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Neue Teammitglieder können sich dadurch selbstständig mit den internen Systemen, Verfahrensweisen und Regeln vertraut machen.
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter einfacher auf Informationen aus der Personalabteilung zugreifen
Auch nach dem Onboarding befinden sich neue Mitarbeiter in einem Lernprozess. Interne Wissenssysteme sind komplex und folgen keiner intuitiven Struktur. HR Chatbots filtern Informationen und geben Sie in einer sprachlich einfach verständlichen Form an den Nutzer heraus.
Möchte ein Mitarbeiter das Formular für den Urlaubantrag finden, fragt er einfach den Chatbot:
„Wo finde ich das Formular für den Urlaubsantrag?“
Der Chatbot erkennt die Frage und stellt die entsprechende Information und das Dokument zur Verfügung. Der Mitarbeiter muss nicht selbst im Intranet suchen, in der Personalabteilung nachfragen oder seine Teamkollegen wegen jeder Kleinigkeit fragen. Das spart neuen Mitarbeitern Zeit und macht sie zufriedener.
Sich schnell selbst zurechtzufinden und mit der eigentlichen Aufgabenstellung loszulegen, stärkt das Zugehörigkeitsgefühl neuer Teammitglieder. Gleichzeitig entlastet der Chatbot die Personalabteilung, weil diese nicht immer wieder dieselben Standardfragen beantworten muss.
Micro-Learning Chatbots als Baustein der Wissensvermittlung
Micro-Learning bezeichnet alle Formen der Vermittlung von Wissenshäppchen. Diese Lernform eignet sich vor allem dort, wo Änderungen an bestehenden Systemen oder Prozessen zu vermitteln sind oder Ereignisse spontane Anpassungen erforderlich machen.
Für diese Lernform sind Chatbots sehr gut geeignet, weil sie gezielt und effektiv wirken. Die Micro-Learning Bots können prinzipiell alle digitalen Formate des Micro-Learning (Videos, kurze Texte, Bilder, Audio-Files etc.) in sich vereinigen. Dank ihrer interaktiven Komponente können sie den Lernerfolg sogleich ermitteln oder in vertiefende Lerneinheiten weiterleiten.
Auch bei spontanen Ereignissen, beispielsweise einer Cyberattacke, eignet sich der Einsatz eines Chatbots, denn durch ihn können Sie Ihre Mitarbeiter sofort warnen, entsprechende Verfahrensanweisungen vermitteln. Das wirkt nachhaltiger als ein Eintrag im Intranet. (Bitte beachten Sie unseren nächsten Blogpost, in dem wir detailliert betrachten, warum Personalabteilung ihr Aus- und Weiterbildungsangebot durch Micro-Learning Chatbots erweitern sollten.)
Fazit: Chatbots fördern eine proaktive Kommunikation und unterstützen die Personalentwicklung
Chatbots sind in der Personalabteilung vielfältig einsetzbar. Sie können beim Recruiting, bei der Bearbeitung von Bewerbungen, beim Onboarding neuer Mitarbeiter und als zentraler Infopoint assistieren. Die HR Chatbots helfen, Prozesse im Personalmanagement zu optimieren, Mitarbeiter zu entlasten und die Zufriedenheit in der Belegschaft zu steigern.
Mit Micro-Learning Chatbots helfen Sie Ihren Mitarbeitern, Neuerungen schneller anzunehmen und zu beherrschen. Außerdem können sie wichtige Informationen, zum Beispiel aktuelle Sicherheitshinweise, direkter und eingängiger veröffentlichen als per Mail oder Eintrag im Intranet.
Demnächst: Wir befassen uns im Detail mit dem Thema Micro-Learning per Chatbot. Sie wollen diesen Blogpost auf keinen Fall verpassen? Melden Sie sich zum Newsletter an!