Die Akzeptanz von Chatbots im Unternehmen steigt

Die Akzeptanz von Chatbots im Unternehmen steigt

Das Potenzial von Chatbots für die interne Kommunikation bleibt noch ungenutzt

Studien zeigen, dass bislang nur zwischen 27 Prozent und 37 Prozent der Unternehmen einen Chatbot im Unternehmen einsetzen. Mehrheitlich steht dabei die externe Kommunikation im Fokus. Kunden und Interessenten sollen durch einen Chatbot schneller Antworten erhalten, einen besseren Service erhalten und sich allgemein zufriedener fühlen. Nur wenige Unternehmen erwägen bisher den internen Einsatz, obwohl sich für Chatbots hier ein großes Potenzial bietet, zum Beispiel in der Personalabteilung.

Wir zeigen, wie ein Chatbot konkret die Mitarbeiter in der HR-Abteilung entlasten, die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und die Basis für bessere Prozesse in der Zukunft schaffen kann.

Digitale Transformation umsetzen & gestalten: Herausforderungen für die Personalabteilung

Die Digitalisierung formt nicht nur Technologie und Gesellschaft, sondern auch die Zukunft der Arbeit. Damit verändern sich die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen für die HR-Abteilungen deutscher Unternehmen.

• Digitalisierung des Büros und der Kultur:
  Das physische Büro ist nicht nur ein Arbeitsort, sondern auch ein sozialer Raum – und die Beziehungen, die sich hier bilden, prägen eine effiziente Unternehmensstruktur. Ein Beispiel ist der informelle Austausch zwischen zwei Meetings oder am Morgen bei einer Tasse Kaffee. Hier wird nicht nur über Banalitäten geplaudert, sondern auch geschäftsrelevante Informationen ausgetauscht. Diese informelle Wissensvermittlung entfällt im virtuellen Büro zunehmend. Die Formalisierung des Austauschs von Informationen ist mit einem großen Aufwand verbunden.
• Gestaltungsfunktion bei der digitalen Transformation im Unternehmen:
  Als Scharnier zwischen Management und Mitarbeitern spielt die Personalabteilung bei der Gestaltung der digitalen Transformation im Unternehmen eine sehr wichtige Rolle. Auf Seite der Mitarbeiter bestehen oft große Bedenken gegenüber Automatisierung und künstlicher Intelligenz. So glauben laut einer Umfrage von Statista zu KI 73 Prozent der Befragten, dass die Einführung von KI-gesteuerter Technologie vor allem die Kontrolle über die Mitarbeiter steigert.
• Digitale Transformation innerhalb der Personalabteilung:
  Wenn zunehmend alle Bereiche des Unternehmens digitalisiert werden, muss die Personalabteilung nachziehen. Die HR-Abteilung steht vor der Herausforderung, eine IT-Landschaft aufzubauen, die möglichst nahtlos mit den anderen Unternehmensbereichen integriert ist und die spezifischen Bedürfnisse der HR-Abteilung bedient.

4 Vorteile von Chatbots im Personalwesen

Chatbots sind intelligente Computerprogramme, die Eingaben in natürlicher Sprache verarbeiten und eine entsprechende Aktion ausführen können. In der öffentlichen Wahrnehmung sind sie vor allem ein Werkzeug für die Kundenbetreuung, also für die Kommunikation mit Kunden und Interessenten. Kommunikation ist allerdings auch in der Personalabteilung ein wesentlicher Teil der Arbeit. Der Einsatz von Chatbots in der Personalabteilung bietet daher 4 Vorteile:

• Ständige Verfügbarkeit
  Ob Pausenregelungen, Öffnungszeiten der Kantine oder Arbeitszeit – der Chatbot macht niemals Feierabend und steht Mitarbeitern jederzeit für Fragen zur Verfügung.
• Automatisierung von Standardaufgaben
  Weil der Chatbot viele Fragen selbst beantworten kann, wird die HR-Abteilung entlastet und kann sich auf die Aufgaben konzentrieren, bei denen es wirklich auf ihre Fähigkeiten ankommt. Die Personalabteilung kann sich z. B. auf andere Aspekte des Onboardings konzentrieren, in denen der persönliche Kontakt wesentlich ist – zum Beispiel beim Kennenlernen der Kollegen, des sozialen Gefüges und der informellen Regeln im Unternehmen.
• Bessere Daten
  Die Digitalisierung geht mit einer ungeheuren Informationsflut einher. Ein Chatbot wirkt als Filter und strukturiert Informationen so vor, dass sie effektiv verwertet werden können. Jede Interaktion mit dem Chatbot wird systematisch erfasst. So entsteht eine umfassende Datenbasis für die Verbesserung der Prozesse.
• Zufriedenere Mitarbeiter
  Laut einer Studie von Microsoft glauben mehr als die Hälfte der Mitarbeiter, dass digitale Tools sich positiv auf ihre Work-Life-Balance auswirken. Mitarbeiter erhalten schneller eine Antwort auf Fragen und müssen sich kürzer mit Problemen auseinandersetzen, die sich aus Unklarheiten ergeben. Das führt zu mehr Zufriedenheit in der Belegschaft.

Chatbots in der Praxis: So gestaltet Harriot die Arbeit der HR-Abteilung mit

Harriot ist ein von acceptIT entwickelter Chatbot für den Einsatz in der Personalabteilung. Er beantwortet selbstständig häufig gestellte Fragen von Mitarbeitern und Auszubildenden. Harriot basiert auf der Chatbot-Anwendung Cobuddy, die für den Einsatz in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen und Wissensgebieten trainiert werden kann. Daraus ergibt sich eine Vielzahl von Anwendungsfällen in der Personalabteilung.

• Onboarding neuer Mitarbeiter: Onboarding bedeutet, neue Mitarbeiter fachlich und kollegial in das Unternehmen zu integrieren. Im Wesentlichen geht es beim Onboarding um die Vermittlung von einfachen Informationen – zum Beispiel zu Arbeits- und Pausenzeiten, Krankmeldungen oder Sicherheitsbestimmungen. Chatbot Harriot deckt alle Standardfragen ab, auf die es eine eindeutige und allgemeine Antwort gibt.
• Auszubildende: Auszubildenden stellen oftmals dieselben Fragen wie neue Mitarbeiter – darüber hinaus haben sie einen zusätzlichen Informationsbedarf, weil ihnen die Erfahrungen aus der Arbeitswelt fehlen. Außerdem gelten für Auszubildende oft andere Regelungen als für regulär angestellte Mitarbeiter. Der Chatbot Harriot wird daher mit den spezifischen Fragen von Auszubildenden trainiert. Auszubildende haben von Anfang an einen digitalen Ansprechpartner, den sie jederzeit ohne Bedenken und Zurückhaltung fragen können.

Mit dem Chatbot vom internen FAQ bis hin zur Verarbeitung von Bewerbungen

Harriot ist eine Chatbot-Lösung für die interne Kommunikation mit Mitarbeitern und Auszubildenden. Ergänzend kann Harriot für die externe Kommunikation trainiert werden, so dass auch Anfragen von Bewerbern über den Chatbot verarbeitet werden können. Harriot fungiert so als Filter und entlastet die Personalabteilung, indem er die Mehrheit der Fragen selbstständig beantwortet. Gleichzeitig wirkt sich Harriot positiv auf die Bewerbungsqualität aus – durch das niedrigschwellige Angebot fragen Interessenten eher nach und vermeiden formale Fehler bei der Bewerbung. Harriot kann allgemeine Fragen zum Unternehmen und dem Bewerbungsprozess beantworten. Unternehmen, die einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung gehen wollen, haben darüber hinaus die Möglichkeit, den Chatbot in ihre HR-Tools zu integrieren. Verknüpfen Unternehmen den Chatbot beispielsweise mit ihrem Bewerberportal, kann er Bewerbungen entgegennehmen und automatisiert zur weiteren Bearbeitung in das angebundene Tool überführen. Hiervon profitieren beide Seiten: Interessenten können im Chat bleiben, um sich zu bewerben, Mitarbeitern bekommen vollständige Bewerbungen direkt in ihrem gewohnten Tool angezeigt.

Fazit: Chatbots in der Personalabteilung

Chatbots sind ein Schlüsselwerkzeug für die Bewältigung der Herausforderungen einer digitalisierten Arbeitswelt. Aber noch zögert die Mehrheit der deutschen Unternehmen, den Chatbot in die eigenen Prozesse zu integrieren. Aber gerade im internen Einsatz kann der Chatbot seine Stärken voll ausspielen. Im Personalwesen entlasten Chatbots wie Harriot die HR-Abteilung und halten Mitarbeitern den Rücken für wichtige Aufgaben frei. Gleichzeitig steigt die Mitarbeiterzufriedenheit durch eine verbesserte Betreuung.

Für Unternehmen bergen Chatbots daher das Potenzial, die Mitarbeiterbetreuung am Modern Workplace wirtschaftlich und effizient zu gestalten.