Chatbots sind im Trend! Unternehmen versprechen sich mehr Produktivität und effizientere Prozesse durch die Dialogsysteme – und auch Mitarbeiter profitieren von den KI-gesteuerten Helfern. Wir stellen Ihnen Anwendungsfälle vor und verraten, wie Unternehmen ihren Mitarbeitern in verschiedensten Unternehmensbereichen mit Chatbots helfen.
Chatbots im Kundendienst entlastet das Team
Viele Firmen unterschiedlichster Branchen setzen auf Chatbots im Kundenservice. Der Vorteil der künstlichen Intelligenz liegt auf der Hand: Kunden erhalten schneller eine Antwort auf ihre Frage. Aber auch intern machen Chatbots das Leben der Angestellten einfacher. Sie erkennen die Intention einer Anfrage von Nutzern und sortieren sie vor. Der Kundendienst spart sich die Arbeit. Das Team hat mehr Zeit, den Kunden zu helfen.
Interne Kommunikation mit Chatbots vereinfachen
Gemeinsame Termine finden, nimmt in jedem Unternehmen viel Zeit ein. Es sind mindestens zwei E-Mails notwendig.
- Eine Person schreibt die E-Mail mit dem Terminvorschlag.
- Die andere Person sagt zu oder macht einen neuen Vorschlag
Kommen mehr als zwei Parteien zusammen, steigt der Aufwand. Dann sind es vier, fünf oder zehn E-Mails, bis sich alle auf einen Termin einigen.
Ein Chatbot macht in solchen Situationen alle E-Mails überflüssig. Statt eine E-Mail zu schreiben, trägt jeder Mitarbeiter passende Termine ein. Den Abgleich übernimmt der Chatbot automatisch. Anschließend teilt der Chatbot allen Beteiligten den Termin mit. Alle sparen sich Zeit für E-Mails und Blicke in den Kalender. Sie finden stressfrei mit geringem Aufwand einen Termin.
Chatbots als Wegweiser
Neben dem Tagesgeschäft fallen in jedem Unternehmen Nebenaufgaben an.
Angestellte reichen Anträge für Reisen und Urlaub ein, planen Schichten und erfassen Arbeitszeit. Diese Prozesse im Betrieb sind komplex, nicht zuletzt wegen arbeitsrechtlicher Vorgaben. Deshalb gibt es oft klare Regeln und Verfahren.
Eine Dienstreise ist z.B. oft antragspflichtig. Für Angestellte heißt das: Formulare ausfüllen und Unterlagen einreichen. Wenn Angestellte selten dienstlich verreisen, überfordert sie das schnell. Sie brauchen Hilfe und wenden sich an einen Kollegen. Nun beschäftigt sich nicht nur eine Person mit dem Antrag, sondern zwei.
Hier kommt der Chatbot als Assistent im Spiel. Anträge funktionieren immer gleich. Fragen und Probleme ähneln sich:
- Welche Unterlagen benötige ich?
- Wie darf ich reisen?
- Wann endet die Frist?
Der Chatbot beantwortet diese Fragen sofort. Der Mitarbeiter erhält Hilfe, ohne dass ein anderer Zeit investieren musste. Beide haben mehr Zeit für ihre Aufgaben und weniger Stress.
Onboarding mit dem Chatbot
Im Onboarding legen Sie die Weichen für einen gelungenen Start. Der erste Eindruck zählt und neue Mitarbeiter haben viele Fragen:
- Wann findet das Meeting statt?
- Wo finde ich das Formular, in dem ich meine Arbeitszeit dokumentiere?
- Wie schließe ich ab, wenn ich der Letzte im Büro bin?
Diese Fragen sind oft banal. Aber jemand muss sie beantworten. Das kostet Zeit. Nicht immer ist jemand da, der die Frage beantworten kann. Das führt zu Frust und zu Fehlern.
Chatbots kennen weder Arbeitszeiten noch Terminkalender. Neue Mitarbeiter erhalten schneller eine Antwort und finden sich schneller im neuen Unternehmen zurecht.
Chatbots im Unternehmen – eine Win-win-Situation für Alle
Chatbots wurden durch den Einsatz im Kundendienst bekannt. Das Prinzip ist aber genauso in anderen Bereichen hilfreich. Der KI-Helfer übernimmt Aufgaben, die viel Zeit und Nerven kosten. Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit interner Kommunikation und Verwaltung und mehr Zeit in ihren Fachbereichen. Diese
Lösung führt nicht nur zu mehr Produktivität, sondern auch zu glücklicheren Mitarbeitern.